근로계약이란 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대해서 임금을 지급하는 것을 목적으로 체결된 계약을 말한다(근로기준법 제2조 제1항 제4호). 사용자는 주요 근로조건에 대해서는 반드시 서면으로 그 내용을 명시하여 근로자에게 교부하도록 하고 있다(근로기준법 제17조). 이번 달에는 근로계약서 작성 실무에서 자주 부딪히는 두 가지 쟁점, 즉 명시해야 할 근로조건의 범위와 전자근로계약서 작성 시 유의사항을 짚어본다.
근로계약서에 명시해야 할 근로조건
근로계약에는 임금, 종사업무, 취업장소 등 개인적인 사항만 명시하고, 근로시간, 주휴일, 연차유급휴가, 징계사유 등 통일적인 근로조건에 대해서는 취업규칙이나 단체협약 등에 따른다고 규정하는 경우가 일반적이다. 이 경우 근로계약에 명시되어 있지 않은 사항이라도 취업규칙에 명시되어 있고 이를 해당 근로자에게 주지시키면 명시의무를 이행한 것으로 인정된다(근로기준팀-5809).
근로계약서를 작성하거나 회사의 관련서류에 명시하여 언제든지 열람할 수 있게 하거나, 근로자에게 개방된 사이트에 등재하는 등의 방법은 '서면명시'의 방법에는 해당하지만 '교부'한 것으로 볼 수 없다. 따라서 계약서를 교부하거나, 회사가 증명하는 문서를 제공하거나, 근로자가 지정한 전자우편에 등재하는 후속조치가 있어야 한다.
단시간근로자의 경우 근로일과 근로일별 근로시간을 명시해야 하므로, 근로일별 근로시간을 정함이 없이 1일 3~6시간 등으로 소정근로시간을 범위로 정하는 것은 허용되지 않는다(근로기준정책과-1724).
근로계약서에 서면으로 기재해야 할 항목이 기재되지 않았거나 작성은 했는데 교부를 하지 않은 경우, 근로자는 지방노동청에 근로계약서 미작성으로 진정이나 고소를 제기할 수 있다.
외국인근로자, 단시간근로자도 서면으로 근로계약을 체결해야 한다.
외국인 근로자는 표준근로계약서를 사용하여 근로계약을 체결해야 하며, 표준근로계약서에 따라 근로계약을 체결하지 않을 때에는 500만원 이하의 과태료에 처한다(외고법 제9조). 사용자는 기간제근로자 또는 단시간근로자와 계약을 체결해야 하는 때에는 임금 등의 근로조건을 서면으로 명시해야 하며, 위반 시 500만원 이하의 과태료가 부과된다(기단법 제17조).
전자근로계약서 작성 시 주의사항
전자근로계약서 활용이 늘면서 그 개념과 요건을 정확히 이해할 필요가 커지고 있다. 관련 용어와 실무 기준은 다음과 같다.
- 전자근로계약서: 근로자가 사용자에게 근로를 제공하고 사용자는 이에 대하여 임금을 지급하기로 하는 법 제2조 제1항 제4호에 따른 근로계약이 체결되었음을 증명하는, 출력이 즉시 가능한 전자문서를 말한다.
- 전자문서: 전자문서법 제2조 제1호에 따라 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 작성, 송신·수신 또는 저장된 정보를 말한다.
- 정보처리시스템: 전자문서법 제2조 제2호에 따라 전자문서의 작성·변환, 송신·수신 또는 저장을 위하여 이용되는 정보처리능력을 가진 전자적 장치 또는 체계를 말한다.
사용자와 근로자는 전자근로계약서를 작성하는 방법으로 근로계약을 체결할 수 있다. 전자문서법 제4조 제1항에 따라 근로계약서도 전자적 형태로 되어 있다는 이유로 문서로서의 효력이 부인되지 않는다. 전자근로계약서는 PC, 스마트폰 등 정보처리시스템 상 전자문서 생성 전용프로그램(한글, 오피스, 웹 에디터, PDF 등)이나 전자근로계약서 작성을 지원하기 위하여 별도로 마련한 정보처리시스템 등을 활용하여 작성할 수 있다.
전자근로계약서 작성으로 인정되는 경우의 예시는 다음과 같다.
- 사내전산망, 인터넷 구인·구직 사이트 등에 마련된 근로계약서 작성 프로그램을 이용하여 작성
- 수기(手技), 한글 프로그램 등으로 작성한 근로계약서를 PDF, 사진 파일 등으로 전자화하여 저장(전자화문서)
사용자, 인터넷 구인·구직사이트 운영자 등이 전자근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하여 운영하는 경우에는 해당 시스템을 통하여 근로계약서를 작성·확인·수정할 수 있고, 작성된 전자근로계약서가 계약 당사자들에게 자동으로 배포되어 열람·출력할 수 있도록 하는 등 안정성과 신뢰성을 담보하는 장치를 갖추어야 한다.
전자근로계약서를 작성하는 사용자와 근로자는 근로계약에 관한 분쟁을 사전에 예방할 수 있도록 가급적 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 「전자서명법」에 의한 전자서명을 하는 등의 방법으로써 해당 계약 당사자 쌍방의 의사가 합치하여 전자근로계약서에 명시된 내용대로 근로계약을 체결하였음을 명확히 하여야 한다. 전자근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기전용문서로 저장하여야 한다. 전자근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하는 경우 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있는 장치를 마련하여야 한다.
전자근로계약의 유효요건
사용자는 근로계약 체결 시 임금, 소정근로시간 등의 근로조건을 근로자에게 명시하되 임금, 소정근로시간 등의 중요 근로조건은 서면으로 명시하여 교부하여야 하고, 이 경우 서면은 「전자문서 및 전자거래 기본법」 제2조 제1호에 따른 전자문서를 포함하며(「근로기준법」 제17조), 동법 제4조 제1항은 "전자문서는 전자적 형태로 되어 있다는 이유만으로 법적 효력이 부인되지 아니한다"라고 규정하고 있다. 따라서 정보처리시스템에 의하여 전자적 형태로 근로계약서를 작성하는 사용자와 근로자는 근로계약에 관한 분쟁을 사전에 예방할 수 있도록 가급적 당사자의 서명을 포함한 문서를 전자화하거나 「전자서명법」에 의한 전자서명을 하는 등의 방법으로 해당 계약 당사자 쌍방의 의사가 합치하여 해당 근로계약서에 명시된 내용대로 근로계약을 체결하였음을 명확히 하는 것이 바람직하다. 또한 해당 근로계약서는 최종 작성 또는 서명 이후에 어느 일방이 임의로 수정할 수 없도록 가급적 읽기전용문서로 저장하여야 하고, 그 근로계약서 작성을 지원하는 정보처리시스템을 마련하는 경우 계약 당사자 일방이 서명 이후 근로계약서의 내용을 수정하면 상대 당사자가 이를 바로 확인할 수 있는 장치를 마련하여야 할 것으로 보인다. 아울러 전자적 형태의 근로계약서 작성에 관한 세부사항은 개정 「전자문서 및 전자거래 기본법」 내용을 반영한 '전자문서 및 전자거래 기본법 해설서(과학기술정보통신부, 법무부, 한국인터넷진흥원 공동발행, 2022년 2월)'를 참고할 필요가 있다(근로기준정책과-1797, 2023-06-01).