개인정보보호위원회(이하 '개인정보위')는 고용노동부와 함께 「개인정보 보호 가이드라인[인사·노무편]」을 개정하여 지난 1월 31일 발표하였다.
이번 지침(가이드라인)은 디지털 장치를 이용한 근로자 개인정보 처리* 증가와 관련하여, 개인정보 보호 수준 제고를 위해 산업계·시민단체와의 협의 및 전문가의 자문 등을 거쳐 근로관계 전반에 걸쳐 개인정보 보호에 필요한 사항과 폐쇄회로 텔레비전(CCTV) 및 위치·생체정보 처리장치 등 디지털 장치 도입 시 준수사항 등을 담고 있다.
* 사업장 내 안전 관리, 출입통제, 기밀유출 방지, 재택근무 등의 목적으로 처리
지침(가이드라인)에는 인사·노무 업무를 ① 채용준비, ② 채용결정, ③ 고용유지, ④ 고용종료의 4단계로 나누어 각 단계별 준수사항을 안내하고 있으며, 인사·노무 담당자가 궁금해 하는 사항도 각 단계별 FAQ로 정리하여 소개하고 있다.
또한 인사·노무 담당자가 취해야 할 필수 조치사항과 개인정보 보호 및 근로 관계 법령에 대해서도 간략히 정리하여 소개하고 있는데, 기업·기관의 인사·노무 담당자에게는 많은 도움이 될 것으로 보인다. 지침(가이드라인)의 전문은 '개인정보위'·고용노동부 누리집 및 개인정보 포털에서 확인할 수 있다.
발표한 「개인정보 보호 가이드라인[인사·노무편]」의 내용을 요약·정리하여 소개하고자 한다.
1. 채용 준비 단계
- 개인정보를 최소한으로 수집하여 안전하게 관리하기 위한 계획 수립
- 불필요한 개인정보를 제출하지 않도록 사전 안내 및 최소한의 개인정보 처리
- 합격여부는 당사자에게 직접 통보하여 불필요한 노출 방지
- ※ 누리집을 통한 통보는 비밀번호 등으로 본인 확인 후 실시
- 채용여부 확정 후, 채용서류 반환 또는 반환이 어려운 경우 지체 없이 파기
- 채용시험 점수 열람 요청 시, 특별한 사정이 없는 한* 열람 허용
- * 면접 과정·내용 등 공개 시 공정한 업무 수행이 현저히 곤란한 사항은 비공개 가능함
- 인공지능 등 자동화 시스템 채용전형 시, 정보주체가 요구하는 경우 해당 시스템에 의한 결정에 대해 채용 담당자 등이 검토하여 검토 결과를 설명하도록 함
[FAQ] 채용 준비 단계
Q. 신입사원 채용을 위해 입사지원서를 받으려고 합니다. 지원자의 개인정보 수집·이용 동의를 받아야 하나요?
A. 채용 전형에 필요한 최소한의 개인정보는 동의 없이 수집할 수 있습니다. 다만, 민감정보, 고유식별정보를 수집하려는 경우 동의 또는 법령에 근거가 있어야 합니다.
Q. 입사지원자의 논문, 저서 등의 정보를 인터넷을 통해 수집할 경우 동의가 필요한가요?
A. 불특정 다수가 열람할 수 있는 사이트 등에 공개된 개인정보의 수집·이용에 대해서는 동의를 받을 필요 없습니다.
2. 채용 결정 단계
- 근로자 명부, 임금대장 등 의무준수를 위해, 해당 법령근거를 안내하고 개인정보 수집
< 법령에 따른 수집 (예시) >
| 구분 | 근로자 명부 | 임금대장 |
|---|---|---|
| 수집 항목 | 성명, 생년월일, 이력 등 | 임금과 가족수당 계산의 기초가 되는 사항, 임금액 등 |
| 법령 근거 | 근로기준법 제41조, 시행령 제20조, 시행규칙 별지 제16호 서식 | 근로기준법 제48조, 시행령 제27조, 시행규칙 별지 제17호 서식 |
- 인사발령·교육·복리후생·연봉계약·근무성적평가 등 근로계약 체결 및 이행을 위해 필요한 최소한의 개인정보 수집
[FAQ] 채용 결정 단계
Q. 채용 확정 후 종교, 범죄경력 정보 등을 수집·이용할 경우, 별도 동의를 받아야 하나요?
A. 종교 등 민감정보 수집 시, 법령에 근거가 없다면 별도의 동의를 받아야 합니다.
Q. 근로자의 가족 개인정보를 확인한 후 적절한 복지혜택을 제공하고자 합니다. 이 경우에 근로자 가족의 동의를 받아야 하나요?
A. 가족수당의 기초가 되거나 가족 복지혜택 제공을 위해 필요한 개인정보의 수집은 근로자 또는 가족의 동의가 필요 없습니다.
3. 고용 유지 단계
- 근로자의 개인정보를 공개하는 경우 원칙적으로 근로자 동의를 받아야 함. 단, 징계·해고 등의 내용은 원칙적으로 비공개하는 것이 바람직함
- 급여 등 개인정보 처리 위탁 시에는 수탁사 교육·감독 등을 철저히 해야 함
- 영업 양도·합병 등으로 근로자 개인정보 이전 시, ① 이전 사실, ② 받는 자의 연락처, ③ 이전을 원하지 않을 경우 조치 방법 등을 알려야 함
- 디지털 장치 도입(변경·추가) 시에는 근로자 등 이해관계자에게 디지털 장치 도입 목적과 개인정보 처리내용 등을 설명한 후 의견을 청취하고, 노사협의회가 설치된 경우 노사협의회를 해야 함(근로자참여법 제20조 제1항 제14호)
- 근로조건별 복무관리 등 법령상 의무준수 및 근로계약 이행 등에 필요한 최소한의 범위 내에서 개인정보를 수집·이용
▷ 수집·이용 근거가 불명확한 경우 동의를 받아야 하며, 이 경우 ㄱ) 필요한 최소한의 처리, ㄴ) 동의 내용의 명확한 고지, ㄷ) 능동적 의사 확인, ㄹ) 선택권 보장에 각별히 주의
- 폐쇄회로 텔레비전 촬영범위 조정 등으로 개인정보 수집을 최소한으로 하고, 디지털 장치를 대체할 수 있는 수단*을 마련해야 함
- * 출입통제 목적 지문인식 기기 도입 시, 지문인식을 대체할 수 있는 출입증 등
- 개인정보 처리방침을 통해 개인정보 처리내용을 근로자에게 공개하며, 개인정보의 안전성 확보에 필요한 조치 수행, 근로자의 개인정보 열람요구권 등 권리 보장 및 근로자의 개인정보 침해 등과 관련한 피해구제 방법 안내
- 개인정보 침해신고 : 개인정보침해신고센터(☎ 국번없이 118)
- 사용자의 부당노동행위 신고상담 : 고용노동부 고객상담센터(☎ 국번없이 1350)
- 분쟁조정 : 개인정보 분쟁조정위원회(☎ 1833-6972, 평일 09:00-18:00)
[FAQ] 고용 유지 단계
Q. 인사관리시스템과 인사담당자의 PC를 안전하게 관리하기 위해 조치할 사항은?
A. 비밀번호 설정, 백신 소프트웨어 설치, 방화벽 기능, 암호화 기능 등을 적용해야 합니다.
Q. 거래처와 업무 수행을 위해 업무 담당자의 연락처 등 개인정보를 공유하려는 경우 근로자의 동의를 받아야 하나요?
A. 근로자의 개인정보를 제3자에게 제공하려는 경우로서 법령에 근거가 없는 경우에는 원칙적으로 정보주체인 근로자로부터 동의를 받아야 합니다.
Q. 사업장 내 CCTV 설치·운영을 하기 위해서 근로자의 동의를 받아야 하나요?
A. 설치장소, 설치 목적이 무엇인지에 따라 동의 받아야 하는지 여부가 달라질 수 있습니다.
4. 고용 종료 단계
- 퇴직으로 인해 개인정보가 불필요하게 된 경우 원칙적으로 복구 또는 재생되지 않는 방법으로 지체 없이 파기
- 경력증명서 발급을 위한 개인정보는 보유기간을 공식적으로 정하여 개인정보 처리방침에 작성·공개
- 인사정책 수립의 목적으로 퇴직자 인사정보가 필요한 경우, 익명 또는 가명처리 후 통계 등의 형태로 이용할 수 있음
[FAQ] 고용 종료 단계
Q. 퇴직 근로자 및 그 가족의 복리후생 지원을 위해 퇴직 근로자 등의 개인정보를 이용하는 경우 정보주체로부터 동의를 받아야 하나요?
A. 정보주체로부터 추가로 동의를 받지 않고도 복리후생 지원을 중단하기 전까지 보유·이용할 수 있습니다.
Q. 퇴직 근로자의 경력 증명을 위해 근로자의 개인정보를 보유하는 경우에도 동의를 받아야 하나요?
A. 경력증명서 발급 기간이 취업규칙 등에 명시되어 있는 경우, 해당 기간 동안 보유하는 데 대해서는 동의를 받지 않아도 됩니다.
[참고] 인사·노무 담당자 필수조치 사항 "이것만은 꼭!"
01. 꼭 필요한 정보만 수집하여 적법하게 처리
- 업무단계별로 꼭 필요한 최소한의 개인정보만 근로자에게 요구
- 고유식별정보·민감정보는 법령 근거 또는 별도 동의가 있는 경우 처리, 단 주민등록번호는 법령 근거가 있는 경우 처리(동의를 받아 처리 불가)
02. 수집한 개인정보의 안전한 관리
- 채용전형 단계별 개인정보 취급자를 최소한으로 지정
- 개인정보 유출 방지를 위하여 관리적·기술적·물리적 보호조치
- 비밀번호 설정, 최신 백신 소프트웨어 설치, 방화벽 기능 적용 등 포함
03. 디지털 장치 도입(변경·추가) 시 개인정보 보호 방안 강구
- 필요 최소한의 처리, 근로자 등 이해관계자(노사협의회)와 사전 협의
- 개별 근로자가 디지털 장치 이용이 어려운 경우, 대체수단 마련 필수
04. 정보주체로서 근로자의 권익 보호를 위한 절차 준수
- 근로자의 열람*, 정정·삭제 및 처리정지 요구권 등 보장
- * CCTV 촬영 영상을 정보주체가 열람할 경우 타인 영상은 모자이크 처리
05. 보유 목적이 사라진 개인정보는 원칙적으로 파기
- 퇴직 등으로 인하여 불필요하게 된 개인정보는 복구·재생되지 아니한 방법으로 파기
- ※ 다른 법령에서 보관기간을 별도로 규정한 경우 해당 규정에 따라 보관
- 경력증명을 위해 필요한 개인정보는 보유기간 등을 개인정보 처리방침에 공개
- 인사정책 수립 등 목적으로 필요 시 익명 또는 가명처리 후 이용
'개인정보위' 및 고용노동부는 인사·노무 담당자 등이 지침(가이드라인)을 적극적으로 활용할 수 있도록, '개인정보위'·고용노동부 누리집(www.pipc.go.kr / www.moel.go.kr), 개인정보 포털(www.privacy.go.kr) 등에 공개하고 온·오프라인 교육과 홍보를 병행해 나갈 예정이다.
'개인정보위' 위원장은 "그간 산업계, 시민단체, 전문가 등 여러 이해관계자들과 함께 많은 논의와 연구를 거쳐 인사·노무 분야 개인정보보호 지침(가이드라인)을 마련했다"면서, "앞으로도 사회환경과 근로환경 변화 등을 고려하여 필요에 따라 제도개선을 지속적으로 추진하겠다."고 밝혔다.
자료 출처
- 개인정보위 보도자료 : "인사·노무 업무 개인정보보호 원칙과 기준 제시"(2023.01.31)
- 개인정보위·고용노동부 발간자료 : "개인정보 가이드라인[인사·노무편]"(2023.01.31)