연차유급휴가 사용촉진, 법이 정한 절차를 지켜야 하는 이유
근로기준법 제61조는 연차 유급휴가의 사용촉진에 대해 구체적으로 규정하고 있다. 법에 정해진 촉진 시기와 방법을 따르지 않으면 적법한 연차유급휴가 사용촉진으로서의 효력이 인정되지 않으므로 주의해야 한다. 실무에서 자주 제기되는 질의를 중심으로 연차유급휴가 사용촉진 제도의 쟁점을 짚어본다.
Q1. 연차유급휴가 사용촉진 시 전자결재 시스템을 이용한 서면촉구가 가능할까
근로기준법 제61조는 연차휴가의 사용 촉진을 규정하고 있으며, 사용자가 사용 시기를 지정하도록 근로자에게 서면으로 촉구하는 등 제61조의 절차를 이행하였음에도 근로자가 휴가를 사용하지 않아 소멸되는 경우에는 사용자는 미사용 휴가에 대한 보상 의무가 없다.
여기서 '서면'이란 종이로 된 문서를 의미하며, 전자문서는 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무를 관리하는 경우에 한해 예외적으로 인정될 수 있다(근로개선정책과-1128, 2012.2.7.).
질의만으로는 정확한 답변이 어려우나, 기안·결재·시행 등을 전자결재시스템으로 진행하고 있고 그 체계를 완비한 상태에서 근로자에게 도달 여부가 명확히 확인된다면, 전자결재 시스템을 통한 촉구 또는 통지도 가능할 것으로 사료된다.
Q2. 이월한 연차도 사용촉진의 대상이 될까
연차사용촉진 기간은 근로기준법 제60조제7항 본문에 따른 기간이 끝나기 전에 이루어져야 한다. 연차사용촉진에 따른 효과는 '보상의무의 소멸'이지 연차휴가 자체가 소멸되는 것은 아니다.
따라서 노사 간에 연차수당을 지급하는 대신 이월하여 사용하도록 하거나 사용기간을 연장하는 합의도 유효하므로, 노사 합의에 따른 사용기간까지는 여전히 연차를 사용할 수 있다고 보는 것이 타당하다(임금근로시간과-1279).
Q3. 사용촉진에도 불구하고 연차미사용수당을 지급한 경우, 평균임금에 산입해야 할까
사용자가 근로기준법 제61조제7항에 따라 미사용 휴가의 사용 시기를 정하여 근로자에게 서면으로 통보하는 등 일련의 사용촉진 조치를 하였더라도, 근로자가 해당 휴가일에 출근하여 노무를 제공한 경우가 문제된다.
사용자가 노무수령 거부 의사를 명확히 표시하였음에도 근로자가 근로를 제공했다면 연차유급휴가미사용수당을 지급할 의무는 없다. 다만 명확한 노무수령 거부 의사가 있었는지는 구체적인 사실관계를 종합적으로 고려해 판단해야 한다(같은 취지: 근로기준과-351, 2010.3.22.).
따라서 사용촉진 조치에 따라 지정된 휴가일에 근로자가 출근했으나 사용자가 명확한 노무수령 거부 의사를 표시하지 않고 노무를 수령했다면 연차휴가미사용수당을 지급해야 하며, 이 경우 퇴직 전에 발생한 연차휴가미사용수당액의 3/12을 평균임금 계산에 산입해야 한다(근로기준정책과-329).
Q4. 연차유급휴가 사용촉진의 방법과 시기변경권은 어디까지 인정될까
연차휴가 사용촉진은 서면으로 통보하면 되며, 반드시 우편으로 해야 하는 것은 아니다. 사용촉진 절차를 사용자가 이행하지 않았다면 미사용 일수에 대해 수당을 지급해야 한다.
한편 근로기준법 제60조제5항에 따르면 사용자는 근로자가 청구한 시기에 연차휴가를 주어야 하지만, 그 시기에 휴가를 주는 것이 사업에 막대한 지장이 있는 경우에는 시기를 변경할 수 있다. 이 경우 사용자는 적절한 시기변경권을 행사해 부여 시기를 조정할 수 있고, 근로자는 이에 따라야 한다.
다만 시기변경권은 휴가 부여 시기를 조정하는 데 그쳐야 하며, 휴가 자체를 부여하지 않는 것은 법 위반이다(근기 68207-2062, 2001.6.28.; 근로기준정책과-7316).
Q5. 취업규칙 개정 절차 없이 사용촉진 조치를 할 수 있을까
개정 근로기준법(법률 제6974호) 제61조에 의한 휴가사용촉진 조치는 사용자가 노사 간 합의 없이 임의로 행할 수 있다. 다만 단체협약으로 사용자의 일방적인 휴가사용촉진 조치를 금지하거나 노사 간 합의·협의를 전제로 하는 규정이 있다면 그에 따라야 하고, 그러한 규정이 없다면 사용자는 근로기준법 제61조에 근거해 임의로 촉진 조치를 할 수 있다(근로기준과-5454, 2004.10.12. 참조).
이 조치에 따라 근로자가 휴가사용 시기를 정해 휴가 사용계획서를 제출했다면 지정된 시기에 연차유급휴가를 사용하겠다는 의사표시, 즉 휴가를 청구한 것으로 볼 수 있다. 다만 근로자가 휴가사용 시기를 지정하고도 출근했는데 사용자가 노무수령 거부 의사표시 없이 근로를 제공받았다면 휴가일 근로를 승낙한 것으로 보아 연차유급휴가근로수당을 지급해야 한다(임금근로시간정책팀-285, 2005.10.21. 참조; 임금근로시간정책팀-3353, 2007.11.13.).
Q6. 사용자는 연차유급휴가 사용촉진을 반드시 해야 할 의무가 있을까
사용자가 연차유급휴가의 사용을 촉진하기 위해 동조항에 규정된 조치를 했음에도 근로자가 휴가를 사용하지 않는 경우에는 미사용 휴가에 대한 보상의무가 면제된다. 그러나 사용자가 이 조항을 반드시 실시해야 할 의무가 있는 것은 아니다.
따라서 사용자가 사용촉진 조치를 하지 않고, 근로자도 휴가사용 시기를 지정하지 않아 휴가를 사용하지 못했다면 사용자는 미사용 휴가에 대해 연차휴가근로수당을 지급해야 한다. 참고로 연장근로의 제한을 규정한 근로기준법 제52조제1항은 강행규정으로서, 노사 당사자가 합의하더라도 이를 위반할 경우에는 동법상의 처벌을 받을 수 있다(근로기준과-161).