근로기준법 제61조는 연차 유급휴가의 사용촉진에 대해 규정하고 있습니다. 이 사용촉진의 유효성은 법에서 정한 절차를 그대로 준수해야만 인정되기 때문에, 촉진 시기와 촉진 방법을 정확히 알고 있어야 실무에서 낭패를 보지 않습니다. 다만 사용촉진제도의 도입 자체가 강제사항은 아니라는 점도 함께 기억해둘 필요가 있습니다. 사용자가 연차휴가 사용을 촉진하지 않고, 미사용 연차에 대해 곧바로 수당으로 지급하는 방식을 택하는 것도 가능합니다.
1. 계속 근로 1년 미만인 근로자에 대한 사용촉진
2020년 3월 31일 개정된 근로기준법은 입사 1년 미만 근로자의 연차를 최초 9일분과 이후 발생하는 2일분으로 나누어 각각 다른 시점에 촉진하도록 규정하고 있습니다.
최초 9일에 대한 사용촉진은 최초 1년간의 근로가 끝나기 3개월 전을 기준으로, 그로부터 10일 이내에 근로자의 미사용 휴가일수를 알리고 휴가 사용시기를 지정해 통보하도록 촉구해야 합니다. 근로자가 이 촉구를 받은 때부터 10일 이내에 미사용 휴가의 전부 또는 일부에 대한 사용시기를 정하여 사용자에게 통보하지 않으면, 사용자는 최초 1년의 근로기간이 끝나기 1개월 전까지 사용하지 않은 휴가의 사용시기를 직접 정하여 근로자에게 서면으로 통보해야 합니다.
이후 발생하는 2일에 대한 사용촉진은 최초 1년간의 근로가 끝나기 1개월 전을 기준으로, 그로부터 5일 이내에 미사용일수를 알리고 휴가 사용시기를 지정해 통보하도록 촉구해야 합니다.
한편 회계연도를 기준으로 비례연차를 부여하는 경우도 있습니다. 연도 중 입사자에게 2년차에 부여하는 연차휴가는, 1년 이상 근로자에게 주어지는 연차(15일)를 1년차 근속기간에 비례하여 산정한 것으로 봅니다. 이는 근로기준법 제60조 제1항에 따라 발생하는 1년 이상 근로자의 연차휴가에 해당하므로, 같은 법 제61조 제1항에 따른 사용촉진의 대상이 됩니다. 즉 연 단위 휴가와 동일하게, 12월 31일을 기준으로 6개월 전인 7월 1일에 사용촉진을 해야 합니다.
고용노동부는 연차사용촉진의 효과에 대해, 사용자의 "보상의무"가 소멸되는 것일 뿐 연차휴가 자체가 소멸되는 것으로 볼 수는 없다는 입장입니다. 노사 간에 연차수당을 지급하는 대신 이월하여 사용하도록 하거나 사용기간을 연장하는 합의도 유효하므로, 사용자의 연차사용촉진에 따라 해당 연차휴가에 대한 보상의무는 최초 1년의 근로기간이 끝난 후 소멸되지만, 노사합의에 따른 사용기간까지는 여전히 사용이 가능하다고 보고 있습니다.
2. 계속 근로 1년 이상인 근로자에 대한 사용 촉진
1년 이상 근로자에 대한 사용촉진은 아래와 같이 세 단계로 진행됩니다.
(1) 미사용일수 고지 및 시기지정 요구 (1차 사용촉진)
사용자는 근로자 개인별로 연차휴가 사용기간이 끝나기 6개월 전인 7월 1일부터 10일 이내에, 근로자 개인별 미사용 휴가일수를 알려주고 근로자가 사용시기를 지정하여 다시 사용자에게 통보하도록 서면으로 촉구해야 합니다.
(2) 근로자의 시기지정 및 회사통보
사용자의 촉구를 받은 근로자는 촉구를 받은 때로부터 10일 이내에 미사용휴가의 전부 또는 일부의 사용시기를 정하여 사용자에게 통보해야 합니다. 근로자가 이렇게 통보한 경우, 근로자가 지정한 시기에 연차휴가를 사용하겠다는 의사표시로 볼 수 있으므로 연차휴가를 청구한 것으로 봅니다.
(3) 근로자의 사용시기 미통보 시 사용자의 시기지정 (2차 사용촉진)
근로자가 10일 이내에 사용시기를 정하여 통보했다면 2차 촉진은 필요하지 않습니다. 그러나 근로자가 이 기간 내에 연차휴가의 전부 또는 일부의 사용시기를 지정하여 통보하지 않은 경우, 사용자는 휴가사용기간 종료 2개월 전인 10월 31일 전까지 미통보한 근로자의 휴가사용시기를 지정하여 서면으로 통보해야 합니다.
3. 사용촉진 방법
원칙적으로 근로기준법 제61조에 따라 '서면'으로 촉구해야 합니다. 예외적으로 전자문서를 통한 연차휴가 사용촉진이 인정되려면, 회사가 전자결재체계를 완비하여 전자문서로 모든 업무의 기안·결재·시행 과정이 이루어지고 근로자 개인별로 명확하게 촉구 또는 통보되는 경우에 한하여 서면 촉구 또는 통보로 인정될 수 있습니다.
또한 사용촉진 조치는 반드시 근로자 개인별로 이루어져야 유효한 것으로 인정됩니다. 따라서 사내공고 방식은 개별 근로자별 통보로 볼 수 없으므로, 유효한 촉구방법이 될 수 없습니다.
4. 노무수령 거부 방법
노무수령 거부의사가 있었음에 대한 입증책임은 사용자와 근로자 중 어느 쪽에 있는지에 대하여
근로기준법은 입증책임에 대해 직접 규정하고 있지 않습니다. 따라서 다음 사항을 종합적으로 고려하여 명확한 노무수령 거부의사가 있었는지를 판단해야 할 것으로 보입니다.
- 업무수행 및 근태관리에 대한 지시 및 통제
- 노무수령 거부의사 방법의 명확성
- 출근사유가 업무수행과 긴밀한 관련성이 있는지
연차휴가일에 해당 근로자의 책상 위에 '노무수령 거부의사 통지서'를 올려놓거나, 컴퓨터를 켜면 '노무수령 거부의사 통지' 화면이 나타나도록 할 경우, 노무수령거부의사 통지방법으로 볼 수 있는지에 대하여
연차휴가일에 해당 근로자의 책상 위에 '노무수령 거부의사 통지서'를 올려놓거나, 컴퓨터를 켜면 '노무수령 거부의사 통지' 화면이 나타나도록 하여 해당 근로자가 사용자의 노무수령 거부의사를 인지할 수 있는 정도라면, 달리 볼 사정이 없는 한 노무수령 거부의사를 표시한 것으로 볼 수 있습니다. (근로기준과-351)